Informačné systémy poskytujú firmám potenciál pre efektívnejšiu správu dát a procesov. Využívanie informačných systémov sa netýka iba firemných gigantov. Kvalitný informačný systém pomôže maximalizovať efektivitu práce aj v prípade menších firiem či e-shopov. Treba si len vedieť správne vybrať.
1. Zvažujte možnosti
Informačný systém by mal v prvom rade spĺňať všetky požiadavky, ktoré sú nevyhnutné pre správne fungovanie Vašej firmy. Pred samotným výberom konkrétneho systému či dodávateľa je vhodné analyzovať aktuálne firemné procesy a stanoviť požiadavky, ktoré by mal budúci informačný systém spĺňať.
Ak si nie ste istý, aké predpoklady by mal systém spĺňať, obráťte sa na svojich zamestnancov. Sú to práve oni, kto bude so systémom pracovať, a teda vedia, čo by ich prácu uľahčilo. Zozbieranie požiadaviek zamestnancov potom zabezpečí ľahší a rýchlejší proces rozhodovania.
Akonáhle máte premyslené, čo od systému očakávate, prichádza na rad otázka: potrebujem systém na mieru?
2. Informačný systém na mieru. Áno či nie?
Najjednoduchším a najrýchlejším spôsobom je výber z ponuky systémov, ktoré sú vopred pripravené a nastavené tak, aby spĺňali základné požiadavky väčšiny firiem. Možnosť dodatočných úprav systému je pri tomto výbere väčšinou nedostupná. V takom prípade sa firma musí prispôsobiť funkciám systému.
Informačné systémy na mieru sú naopak schopné pokryť požiadavky náročnejších procesov. Pri vývoji systémov sa kladie dôraz na prispôsobenie systému firme a každej jej požiadavke. Najväčšou výhodou IS na mieru je optimalizácia systému pri organizačných a procesových zmenách v spoločnosti. S každým softwareom na mieru totiž získavate aj dlhodobú podporu pri ďalšom rozvoji.
Tvorba informačných systémov na mieru je zdĺhavejší a nákladnejší proces, ktorý Vám však v konečnom dôsledku dokáže ušetriť nemalé peniaze.
3. Návratnosť investície
Pri implementácií informačného systému platí, že najlacnejšie riešenie nemusí byť z dlhodobého hľadiska najvýhodnejšie. Majte na pamäti, že tento systém by Vám mal slúžiť minimálne 5 rokov. Ideálnym riešením je výber dodávateľa, s ktorým budete spolupracovať dlhodobo.
Vývoj informačného systému nie je jednorazová investícia. Okrem zriaďovacej ceny by ste mali počítať aj s ďalšími výdavkami súvisiacimi s údržbou systému. Dôležitý je preto výber dodávateľa, ktorý bude schopný poskytovať kvalitné služby aj o niekoľko rokov a Vy nebudete musieť každé dva roky hľadať náhradu.
4. Spoľahlivý partner a referencie
Najviac času by ste mali venovať výberu konkrétneho systému alebo partnera, ktorý Vám bude informačný systém vyvíjať a implementovať. Pozornosť by ste mali upriamiť na počet implementovaných informačných systémov od dodávateľa, jeho históriu a skúsenosti z praxe a predovšetkým na referencie. Tie Vám dokážu poskytnúť najlepší obraz o danej spoločnosti.
Spoľahlivý partner nie len že vyvinie informačný systém na mieru presne podľa Vašich požiadaviek, naviac Vám na základe vlastnej analýzy a skúseností odporučí optimalizáciu procesov a poskytne dlhodobú podporu bez rizika neočakávaných nákladov.
